на „УНИКАРТ“ ООД, ЕИК 175216625
Настоящите вътрешни правила са в сила от 15.12.2023 г. и са приети на основание Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения
Вътрешните правила определят условията, реда и мерките за защита на лицата, които сигнализират за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес и правото на Европейския съюз, както и редът и условията за подаване и разглеждане на сигнали или публично оповестена информация.
МАТЕРИАЛЕН ОБХВАТ
- Нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към Закона актове на Европейския съюз в следните области:
- обществени поръчки;
- финансови услуги, продукти и пазари и предотвратяване на изпирането на пари и финансиране на тероризма;
- безопасност и съответствие на продуктите;
- безопасност на транспорта;
- опазване на околната среда;
- радиационна защита и ядрена безопасност;
- безопасност на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
- обществено здраве;
- защита на потребителите;
- защита на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
- сигурност на мрежите и информационните системи.
- Нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз.
- Нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи.
- Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане.
- Извършено престъпление от общ характер, за което Сигнализиращото лице е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
- Нарушения на българското законодателство в областта на:
- правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
- трудовото законодателство и законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.
ЛИЦА, НА КОИТО СЕ ПРЕДОСТАВЯ ЗАЩИТА
- Сигнализиращо лице, което може да получи защита по реда на тези Вътрешни правила и Закона, може да бъде:
- работник по смисъла на член 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, служител или друго лице, което полага наемен труд за Дружеството, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
- лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
- доброволец, платен или неплатен и стажант;
- съдружник, член на управителен или контролен орган, член на одитния комитет на „Уникарт“ ООД;
- лице, което работи за „Уникарт“ ООД, негови подизпълнители или доставчици;
- лице, чието трудово правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
- работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
ТРИСТЕПЕННА СИСТЕМА ЗА СИГНАЛИЗИРАНЕ И ОПОВЕСТЯВАНЕ
- вътрешно подаване на сигнал – в рамките на „Уникарт“ ООД
- външно подаване на сигнал – пред орган
- публично оповестяване – пред обществеността
При условията и реда на тези Вътрешни правила сигнализиращите лица могат да избират начина за сигнализиране като използват един канал, комбинация от два канала или и трите възможни начина едновременно.
„Уникарт“ ООД определя свой служител, един или повече служители („Администратор/и“), които отговарят за разглеждането на сигнали по вътрешния канал и изпълняват предвидените в тези Вътрешни правила задължения.
Сигнал може да бъде подаден по следните начини:
- писмено - по имейл на следния адрес: whistleblowing@unicart.bg
- на телефон - 029429800
- устно - чрез лична среща с Администратора на сигнали, предварително заявена на посочения имейл или телефон
- Сигналът следва да съдържа информацията, посочена по-долу, както следва:
- трите имена, адрес и телефон на Сигнализиращото лице, както и електронен адрес, ако има такъв;
- имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
- конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на Сигнализиращото лице;
- дата на подаване на сигнала;
- подпис, електронен подпис или друга идентификация.
Към сигналa могат да бъдат приложени всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т.ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
След получаването на сигнал, Администраторът следва да изпрати потвърждение за това на сигнализиращото лице в 7-дневен срок, след което извършва проверка за неговата редовност.
„Уникарт“ ООД не образува производства по реда на тези Вътрешни правила по подадени анонимни сигнали и сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от 2 години.
- В изпълнение на своите правомощия по разглеждане на сигнали Администраторът е длъжен да:
- получава сигналите и потвърждава получаването им в срок от 7 дни след получаването;
- в срок от 3 дни след получаването на сигнала извършва преценка дали същият се отнася за по-тежко нарушение;
- гарантира, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприема нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
- поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица;
- предоставя обратна информация на сигнализиращото лице за предприетите действия в срок не по-дълъг от 3 месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;
- предоставя на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
- документира устни сигнали;
- поддържа регистър на подадените сигнали;
- изслушва лицето, срещу което е подаден сигналът, приема писмените му обяснения, като събира и оценява посочените от него доказателства;
- предоставя на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставя възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
- предоставя възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
В случай че е подаден сигнал, засегнатото лице има определени права, съгласно Приложимото законодателство, както следва:
- Администраторът е длъжен да изслуша засегнатото лице или да приеме писмените му обяснения и да събере и оцени посочените доказателства;
- на засегнатото лице се предоставят за запознаване всички събрани доказателства и му се дава възможност да направи възражение в 7-дневен срок от предоставянето им, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
- засегнатото лице може да представи и да посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
- засегнатото лице се ползва в пълна степен от правото си на защита и на справедлив процес, както и от презумпцията за невиновност, включително да бъде изслушано, и от правото си на достъп до отнасящите се до него документи;
- засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация, както и когато според обстоятелствата е било длъжно да предположи, че информацията е невярна.
- в хода на извършваната проверка самоличността на засегнатото лице остава поверителна.
- „Уникарт“ ООД прекратява проверката:
- когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия;
- по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка.
- когато се установят данни за извършено престъпление, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
По своя преценка сигнализиращите лица могат да подават сигнали и по външен канал до компетентен орган КЗЛД.
За целите на проверката на сигналите, както и за предприемането на съответни действия за предотвратяване на нарушенията или за отстраняване на последиците от тях, КЗЛД препраща сигналите незабавно, но не по-късно от 7 дни от тяхното получаване, до органа, компетентен по предмета на сигнала.
ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА ПОДАДЕНИТЕ СИГНАЛИ И МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА
„Уникарт“ ООД гарантира спазването на принципа на поверителност на подадените сигнали, самоличността на сигнализиращите лица, както и всички лица, които могат да получат защита, съгласно приложимото законодателство.
Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо сигнализиращите лица, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива, включително под формата на:
- временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;
- понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;
- изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
- отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работниците и служителите;
- отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;
- прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
- принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
- пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
- отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал оправдани правни очаквания да му бъде предложена постоянна работа;
- предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
- вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;
- включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);
- предсрочно прекратяване или разваляне на договор за стоки или услуги, когато лицето е доставчик;
- прекратяване на лиценз или разрешение;
- насочване на лицето към извършване на медицински преглед.
ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Всяко обработване на лични данни в изпълнение на изискванията на Закона и тези Вътрешни правила се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните (ОВ, L 119/1 от 4 май 2016 г.), наричан по-нататък „Регламент (ЕС) 2016/679”, и със Закона за защита на личните данни. Личните данни ще бъдат обработвани само и единствено за съответната цел на правилно обработване и по-нататъшно разследване на подаден сигнал.
„Уникарт“ ООД прилага принципа на минимално необходимата обработка на лични данни и не събира лични данни, които не отговарят на целта на обработката. Лични данни, особено специални категории лични данни (чувствителни лични данни), които не са свързани с твърдяното нарушение в подаден сигнал, не се съхраняват и подлежат на заличаване.
Субектите на данни разполагат с всички права, предоставени от Регламент (ЕС) 2016/679:
- право да поискат изменение на неверни, неточни или непълни лични данни;
- право да поискат изтриване на личните им данни, в случаите, предвидени в приложимото законодателство (право да бъдат забравени);
- право да искат ограничаване на личните им данни до изискуемото от Закона.
Личните данни и информацията, получени от Администратора и/или Заместник-администратора, няма да бъдат прехвърляни и/или предоставяни на други лица в „Уникарт“ ООД, освен доколкото посоченото прехвърляне се счита за абсолютно необходимо за целите на по-нататъшно разследване на сигнал.
Изискванията за предаване на данни на трети лица извън „Уникарт“ ООД се оценяват от Администратора и/или Заместник-администратора за всеки отделен случай. Предават се само лични данни, когато е необходимо за легитимното изпълнение на възложени задачи от компетентността на получателя, свързани с разследването на сигнал. Информация и лични данни могат да бъдат предавани на компетентните публични органи в случай, че съществува законово задължение или в случай на образуване на съдебно или друго производство в рамките на разследването.
Личните данни не трябва да се съхраняват за по-дълъг период от необходимото за изпълнение на задълженията на „Уникарт“ ООД по Закона за разследване на подаден сигнал и изготвянето на индивидуален доклад. Във всеки случай личните данни се съхраняват за срок от 5 (пет) години, считано от датата на приключване разглеждането на сигнала. Лични данни, съдържащи се в подаден сигнал, могат да бъдат съхранявани и за срок по-дълъг от посочения в предходното изречение при образувани съдебни или други официални производства от компетентни държавни органи във връзка със сигнала. В този случай срокът на съхранение се удължава със срока на времетраене на визираните официални производства.
При определяне на срока за съхранение следва да се вземe предвид следното:
- лични данни, които не са от значение за сигнала, не трябва да бъде обработвани, като се изтриват без неоправдано забавяне;
- ако сигналът трябва да бъде препратен на компетентен орган, „Уникарт“ ООД съхранява информацията по получаване на уведомление от съответния орган за предприетите от него действия . В случай че органът реши да не започне разследване, информацията трябва да бъде изтрита незабавно;
- в случай на започване и/или наличие на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно или административно производство във връзка с подадения сигнал, личните данни на засегнатото, сигнализиращото лице и/или лицата, свързани със сигнализиращото лице, се съхраняват до приключването на това производство.
Личните данни, включени в подадения сигнал за нарушения и документация за разследване, се заличават в рамките на до 30 (тридесет) дни след изтичането на съответния срок за съхранение.
Приложение № 1 – Образец на формуляр за регистриране/подаване на сигнал